Managementul timpului

Managementul timpului are ca scop dezvoltarea şi îmbunătăţirea abilităţilor de management al timpului pentru fiecare membru al unei organizaţii. Managementul timpului reprezintă una din marile probleme organizaţionale, o problemă care poate fi rezolvată numai prin dezvoltarea abilităţilor necesare.

Rezultatele obţinute de orice persoană, în orice domeniu de activitate, depind sensibil de utilizarea timpului. În cazul managerilor din cadrul firmelor, modul de gestionare şi de folosire a timpului determină atât rezultatele muncii proprii, cât şi ale subordonaţilor, ale organizaţiei în ansamblul său, conferindu-i o importanţă mai mare

Managementul timpului permite deţinerea controlul asupra sarcinilor şi activităţilor zilnice, să avem performanţe ridicate utilizând un minim de resurse, să ne petrecem momente relaxate împreună cu familia sau să ne ocupăm de hobby-urile noastre. La nivel organizaţional, un management eficient al timpului poate duce la obţinerea unor performanţe ridicate, la creşterea profitului şi la echilibrarea fluxului de activităţi. Totodată, poate reduce conflictele organizaţionale şi poate deveni un factor motivator pentru angajaţi. Abilitatea de a controla timpul avut la dispoziţie, de a rezolva toate sarcinile la termen are un efect pozitiv puternic asupra performanţelor.

Sesizând criza de timp contemporană, multe companii cumpăra pentru angajaţii lor traininguri privind managementul timpului, traininguri în care împreună cu un specialist, fiecare dintre participanţi descoperă valoarea timpului personal şi soluţii de planificare.

Timpul este o resursă strict limitată şi, deşi în multe locuri se lucrează sub presiunea managerilor, se constată totuşi, în general, lipsa organizării cu adevărat eficiente şi a unei înţelegeri reale a valorii timpului. Vina principală a acestei stări de fapt aparţine, în primul rând, culturii specific comuniste de care românii nu au apucat încă să se debaraseze: “timpul trece, leafa merge”, “dacă o problemă nu se rezolvă de la sine, atunci nici nu mai merită rezolvată”, “pauzele lungi şi dese, cheia marilor succese”, iată numai câteva dintre “principiile” invocate adeseori de români în legătură cu munca pe care o depun în cadrul unei instituţii. Dacă mai adăugăm şi “greaua moştenire” a sistemului birocratic (care nu a fost încă şi nu va fi curând înfrânt) şi dificultatea cu care noile tehnologii sunt introduse mai ales în întreprinderile de stat, ne putem da seama de unde decurg pierderile imense de timp şi, implicit, cele financiare, în instituţiile româneşti.

Aparent, lucrurile par să se mişte mai bine în cadrul firmelor particulare, unde sunt stabilite de la bun început principii occidentale şi tehnologii moderne de lucru. Dar, de exemplu, chiar şi în cadrul acestora funcţionează, deseori, o altă mentalitate specific românească: statul peste program al angajaţilor este considerat sinonim cu o cantitate mai mare de muncă. În schimb, o companie particulară îşi stabileşte de la bun început principiile şi sistemul de lucru, problema principală rămânând să păstreze în timp aceste reguli. Este vorba aici, de cultura specifică fiecărei instituţii în parte. O firmă poate stabili şi anumite valori cu care angajaţii sunt de acord şi le respectă, de aceea este foarte important rolul managerilor şi al departamentului de resurse umane în implementarea şi păstrarea acestor valori.

Părintele managementului ştiinţific este considerat Frederick Winslow Taylor. Şcoala managementului ştiinţific pune accentul pe productivitate maximă cu efort minim, eliminându-se pierderile/rebuturile şi ineficienţa. În principala sa lucrare Principiile managementului ştiinţific, Taylor arată că “pentru a realiza un management ştiinţific este nevoie să fie stabilite o serie de reguli, legi şi formule care să înlocuiască judecata fiecărui individ în parte, dar care pot fi folosite efectiv numai după ce au fost consemnate oficial”. În lucrarea menţionată, Taylor expune o seamă de principii ale organizării ştiinţifice a muncii ce prevedeau:

F    să se concentreze la un loc toată experienţa tradiţională, care să fie clasificată, structurată pe categorii şi transpusă în reguli, în legi şi în formule pentru a-i ajuta pe lucrători în activitatea lor zilnică.

F    să se formuleze metode ştiinţifice pentru fiecare element din activitatea unui om care să le înlocuiască pe cele empirice.

F    lucrătorul să fie selectat, instruit şi promovat pe baze ştiinţifice.

F    să se colaboreze cu lucrătorii pentru a garanta faptul că munca este făcută conform principiilor ştiinţifice formulate.

F    să se realizeze o diviziune a muncii şi a responsabilităţilor egală între lucrători şi între manageri, astfel încât aceştia să efectueze activităţile pentru care sunt cel mai bine pregătiţi.

Pierderile majore de timp apar datorită angajaţilor şi a felului în care percep timpul lor şi al celorlalţi. Pe de o parte, nu li se aduce aminte constant scopul pe care îl au într-un anumit loc de muncă; pe de alta, ei înşişi găsesc inutil să-şi termine treaba mai repede, deoarece pot avea surpriza să li se mai dea de lucru în plus.